Archivage numérique : peut-on scanner ses factures puis détruire les papiers originaux ?

L’archivage numérique est un processus qui consiste à conserver les données ou les documents électroniques d’un organisme dans le but d’assurer leur intégrité, leur pérennité ainsi que leur exploitation. Les obligations légales, tant pour les documents physiques que l’on scanne que pour les documents numériques, comportent des dispositions précises qui permettent de répondre aux interrogations que l’on peut avoir. D’un point de vue légal, les notions d’écrit numérique et de signature électronique ont été prises en compte par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant sur l’adaptation de notre droit de la preuve face aux enjeux des nouvelles technologies de l’information et de la communication.

Cette loi modifie ainsi plusieurs articles du Code Civil et se démarque par la création de l’article 1316-1. Cet article spécifie la valeur légale des documents numériques. La loi du 13 mars 2000 appose donc une équivalence entre le support papier et numérique dans la valeur juridique de ces documents. Par ailleurs, la loi précise les conditions de conservation de ces écrits numériques en fixant une exigence d’intégrité. Ce dernier point établit l’obligation d’une gestion professionnelle de ces documents. La norme NF Z 42-013 (numérisation de documents à vocation probatoire et archivage électronique) fixe ainsi les règles à suivre pour maintenir cette valeur probatoire.

Cela s’explique par le fait que les écrits numériques sont soumis à deux problèmes fondamentaux :
• Ils peuvent être manipulables et des faux peuvent être créés plus facilement. Même si les faux existent pour les documents papiers, le travail d’authentification d’un écrit numérique peut prendre davantage de temps.
• Ils sont soumis à des exigences techniques pour leur consultation. Les documents numériques ne peuvent pas s’ouvrir avec toutes les applications, logiciels ou même ne fonctionnent pas sur tel ou tel marque d’ordinateur.

Dans ce contexte réglementaire, un organisme, que ce soit une administration ou une entreprise peut faire le choix stratégique de basculer sur un archivage exclusivement numérique et se séparer de ses documents physiques. Il est important de noter qu’il est préférable, dans ce cas de figure, de se faire conseiller et accompagner par des professionnels de l’archivage numérique. Ainsi, le droit ne va pas être similaire concernant les documents authentiques dont une copie numérique va être faite et les documents produits numériquement. De même, une signature scannée n’entre pas dans le même champ légal qu’une signature électronique. Dans la situation où un organisme privé ou public souhaite basculer sur un modèle de gestion et de conservation de ses documents uniquement sous format numérique, il doit répondre à plusieurs exigences réglementaires :

Associer vos partenaires et parties prenantes

Une administration ou une entreprise doit créer un environnement spécifique permettant le passage au tout numérique. Il sera problématique voire impossible de ne travailler que sur des documents numériques si vos clients et/ou fournisseurs n’utilisent que le format papier. Par ailleurs, le cadre légal spécifie que vos factures ne peuvent être en format numérique que si le client donne son accord. Ce qui induit une implication et une élaboration commune des méthodes de travail.

Autre élément à prendre en compte, la conservation des factures en format papier a été fixée à 10 ans à partir de la fin de l’exercice comptable. Il n’est donc pas possible de passer du jour au lendemain au tout numérique et de procéder à la destruction des originaux en format papier.

Le document doit garantir son authenticité et son intégrité.

La meilleure manière de garantir qu’un document numérique soit conforme et qu’il respecte bien les obligations légales, se trouve dans l’obtention d’un certificat électronique. En effet, les signatures scannées n’ont aucune valeur légale puisqu’il est impossible de savoir si le signataire est bien celui qui appose la signature scannée ou non. Il s’agit d’éviter que n’importe qui puisse récupérer la signature d’un tiers (un Maire par exemple) pour l’apposer sur des documents à valeur juridique contraignante. Afin de répondre à ces problèmes, le Certificat Électronique a été créé pour offrir une garantie et une sécurité concernant les échanges numériques. Ce certificat ne peut pas être falsifié et s’apparente à un véritable document d’identité sur le web. Il permet de s’identifier plus facilement sur des espaces numériques et ouvre droit à la signature électronique.

Le Certificat et la signature électronique vont permettre d’introduire des méthodes de travail numérisées. Ainsi, les factures, contrats et autres documents sensibles vont pouvoir être signés via ce canal, évitant leur production en format papier.

La conservation du document doit assurer une pérennité et une sécurité.

Ce dernier point apparaît comme la clef de voûte de la stratégie d’archivage. L’organisme public ou privé qui souhaite s’engager dans un processus de numérisation de ses documents (tant dans la conservation que dans la production) se doit d’être irréprochable quant à la sécurisation des données. L’archivage doit préserver les qualités initiales du document tout en conservant la lisibilité des informations présentes sur celui-ci. Ainsi, comme l’indique l’article 1379 du Code Civil et le décret relatif à la fiabilité des copies de décembre 2016, la copie doit être une reproduction strictement identique.

La difficulté peut survenir dans la double gestion, à la fois technique et réglementaire, entre les documents originaux que l’organisme a numérisé et les documents produits par des procédés numériques qui n’existent pas en format papier. Pour les premiers, la durée légale de conservation varie et l’original peut être demandé à tout moment par un Tribunal en cas de litige. Pour les seconds, leur production via un canal dématérialisé en fait des documents fragiles, non consultables en cas de piratage, panne informatique ou obsolescence du logiciel d’utilisation du document. Cela acquiert encore davantage de complexité quand les données numériques ne sont pas « imprimables » : s’il s’agit de codage informatique, de données personnelles de milliers voire millions de clients ou de production technologique d’une application mobile. La perte de ces données peut produire l’arrêt brutal et définitif de l’activité de l’entreprise concernée.

La numérisation de documents et le passage à une stratégie de digitalisation de l’activité supposent une organisation rigoureuse et des méthodes de travail définies en amont. Dans ce contexte, des sociétés spécialisées dans l’archivage électronique apportent une réelle plus-value et leur expertise pour conseiller, accompagner et gérer au mieux ces nouvelles problématiques.

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