27/06/2022 | Business
Pour une entreprise, les rentrées d’argent sont un gage de survie. Cependant, il n’est pas rare de se retrouver confrontés à des clients indélicats. Ils peuvent retarder le paiement ou même ne pas l’effectuer. Dans ce cas, comment les ramener à la raison ?
Rappel de la facture en attente
Lorsque votre client ne règle pas sa facture avant la période convenue, vous pouvez lui envoyer une lettre de rappel de facture en attente. Elle vous permettra de lui rappeler ses obligations avant de passer aux lettres de relance et de mise en demeure du processus de recouvrement à l’amiable.
La lettre de rappel peut être envoyée par courrier simple ou courrier recommandé. Ce dernier vous permettra d’avoir un numéro de suivi ainsi qu’une date. Il faudra également y joindre la facture.
Envoyez une lettre de relance
Encore appelée lettre de recouvrement, la lettre de relance permet d’ouvrir le dialogue avec votre client. Utilisez un ton courtois, car il ne doit pas se sentir attaqué. Vous devrez être ferme tout étant prudent et modéré dans vos propos. Cela permettra de conserver vos relations professionnelles.
Cette lettre ne s’envoie que lorsque le délai accordé est dépassé. Cependant, il est préférable de contacter le client par téléphone avant d’envoyer ce courrier. Il peut simplement s’agir d’un oubli. Précisez dans la lettre les divers éléments relatifs à la facture.
Ajoutez-y également les conséquences auxquelles il s’expose si le paiement n’est pas effectué. Enfin, envoyez le courrier en lettre recommandée afin d’avoir une preuve de l’envoi. Si cette lettre ne fait pas d’effet non plus, vous devrez passer à la lettre de mise en demeure.
La mise en demeure
Il s’agit du document qui formalise la relance que vous avez effectuée au client. La mise en demeure signifie que vous exigez du client qu’il régularise sa situation dans un délai précis. C’est la dernière étape pour trouver une solution à l’amiable. S’il ne réagit pas, vous pouvez porter le litige devant un tribunal.
Cette lettre peut être rédigée par vous ou un huissier de justice. Lorsqu’elle est rédigée par ce dernier, il s’agit d’une sommation à payer. Elle doit également être envoyée en courrier recommandé avec accusé de réception. Pour rédiger cette lettre, vous devez choisir vos mots avec soin et ne pas oublier les mentions obligatoires. Cet oubli pourrait vous valoir une amende ou accorder au client la chance de contester cette mise en demeure.
Si malgré cette lettre, le client indélicat ne répond pas à votre requête, passez à la procédure d’injonction de payer. Vous pouvez solliciter un huissier de justice pour donner plus de poids à vos rappels. Il pourra vous aider à rédiger la lettre de mise en demeure et l’apporter à votre client. Ainsi, vous pourrez être sûr qu’il l’aura reçu. Il pourra également vous guider dans l’ensemble du processus à suivre si la lettre de mise en demeure ne suffit pas.